ООО "ВиЭфЭс Бай" - Политика Оператора ПД

Политика видеонаблюдения ООО «ВиЭфЭс Бай»

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая Политика видеонаблюдения (далее – Политика) разработана на основе Положения о видеонаблюдении, утвержденного директором Общества с ограниченной ответственностью «ВиЭфЭс Бай» (далее – Организация).
Утверждение Политики является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон).
Политика разъясняет субъектам персональных данных как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
При возникновении любых вопросов по реализации настоящего Положения или требований законодательства в данной сфере субъект персональных данных может обратиться за соответствующим разъяснением к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных (Ответственное лицо):

ООО «ВиЭфЭс Бай», Республика Беларусь, 220006, г. Минск,

ул. Бобруйская. 6/7 (ТЦ «Галилео», 5 этаж);

адрес в сети Интернет: https://vfsglobal.by;

Либо воспользоваться онлайн формой запроса субъекта персональных данных информации, касающейся обработки персональных данных.

В Положении используются термины и определения, которые имеют значение, указанное в Законе.
Настоящее Положение применяется в отношении всех структурных подразделений Организации, в том числе расположенных в региональных офисах Организации центрах подачи визовых заявлений.

ГЛАВА 2
ЦЕЛЬ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВИДЕОНАБЛЮДЕНИЯ

Организация не осуществляет аудиозапись голоса, а также уникальную идентификацию лиц, изображенных на видеозаписи.
Видеонаблюдение осуществляется в целях выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами:

для обеспечения производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины, контроля за соблюдением порядка хранения документов, материальных и денежных ценностей, в частности сохранности документов, передаваемых в миссии (в том числе документов, удостоверяющих личность, проездных документов и др.), биометрических персональных данных, наличных денежных средств.

обеспечения защиты физических лиц (в том числе работников Организации, посетителей), имущества Организации от противоправных посягательств, реализации прав и свобод физических лиц

для защиты обрабатываемых персональных данных, информации, содержащей охраняемую законом тайну, а также контроля доступа посетителей в Организацию.

Видеонаблюдение в Организации осуществляется без согласия субъектов персональных данных.
Видеонаблюдение осуществляется во всех центрах подачи визовых заявлений (далее – VAC) Организации.
В зоне общего доступа камеры видеонаблюдения охватывают пространство зала ожидания (пространство, где размещаются посетители), стоек обслуживания клиентов, стоек сбора биометрических персональных данных, стоек информации и других зон в зале общего доступа VAC.
Камеры видеонаблюдения не устанавливаются в таких помещениях, как комнаты отдыха и приема пищи (кухня), раздевалки и туалетные комнаты на территории Организации.
Камеры видеонаблюдения располагаются таким образом, чтобы они были хорошо видны невооруженным взглядом.
Камеры видеонаблюдения осуществляют запись 24 часа в сутки, 7 дней в неделю.
Срок хранения видеозаписей не должен превышать 30 дней (за исключением, если имеются иные основания для их хранения в течение более длительного срока, например, проведение расследования произошедших несчастных случаев, противоправных действий). После истечения 30 дней осуществляется автоматическое удаление информации (перезапись новой информацией).
На входе в помещения Организации, а также возле каждой камеры видеонаблюдения, установленной в помещении Организации, размещаются информационные таблички с предупреждением об осуществлении видеонаблюдения.

ГЛАВА 3

ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И

МЕХАНИЗМ ИХ РЕАЛИЗАЦИИ

Субъект персональных данных имеет право:

на получение от Организации, выступающей в качестве оператора, информации, касающейся обработки своих персональных данных;

требовать от Организации, выступающей в качестве оператора, внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными;

получать от Организации, выступающей в качестве оператора, информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам один раз в календарный год бесплатно, если иное не предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь.

требовать от Организации, выступающей в качестве оператора, бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных законодательными актами Республики Беларусь;

обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, выступающей в качестве оператора, нарушающие его права при обработке персональных данных, в Национальный центр защиты персональных данных) в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц. Принятое Национальный центр защиты персональных данных решение может быть обжаловано субъектом персональных данных в суд в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;

реализовывать иные права, предусмотренные законодательством Республики Беларусь, а также заключенными с Организацией договорами.

Субъект персональных данных для реализации своих прав направляет Организации, выступающей в качестве оператора, заявление в письменной форме либо в виде электронного документа. Если применимо, отзыв согласия может осуществляться в той же форме, в какой предоставлялось согласие, и без дополнительных формальностей (отписка через электронную почту, проставление/убирание отметки на ресурсе и т.п.).
Содержание заявления субъекта персональных данных должно соответствовать требованиям законодательства. В письменном заявлении субъект персональных данных указывает:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется), адрес места жительства (места пребывания);

дату рождения;

идентификационный номер, а при его отсутствии - номер документа, удостоверяющего личность, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия оператору или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;

изложение сути требований субъекта персональных данных;

личную подпись либо электронную цифровую подпись субъекта персональных данных.

В сроки, установленные законодательством, Организация рассматривает заявление субъекта персональных данных. По результатам рассмотрения субъекту персональных данных направляется ответ в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.
Ответственное лицо участвует в рассмотрении заявлений субъектов персональных данных
Организация вправе отказать субъекту персональных данных в удовлетворении требований, указанных в заявлении, в случаях, предусмотренных законодательством.

ГЛАВА 4

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Во всем ином, что не урегулировано Политикой, применяются положения локальных правовых актов Организации и действующего законодательства Республики Беларусь.
Организация вправе вносить изменения и (или) дополнения в Политику в любое время.
Настоящая Политика вступает в силу с вступает в силу с момента его утверждения директором Организации.

Политика в отношении обработки персональных данных кандидатов на работу и работников ООО «ВиЭфЭс Бай» в процессе трудовой деятельности

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение о политике в отношении обработки персональных данных кандидатов на работу и работников ООО «ВиЭфЭс Бай» в процессе трудовой деятельности (далее – Положение) разработано на основании Закона Республики Беларусь от 07.05.2021 №99-З «О защите персональных данных» (далее – Закон), иных актов законодательства Республики Беларусь, а также локальных правовых актов Общества с ограниченной ответственностью «ВиЭфЭс Бай» (далее – Организация) в целях регламентации процедур и требований к обработке персональных данных работников Организации.
Организация уделяет особое внимание защите персональных данных при их обработке и с уважением относится к соблюдению прав субъектов персональных данных. Утверждение настоящего Положения является одной из принимаемых Организацией мер по защите персональных данных, предусмотренных статьей 17 Закона.
Особенности обработки отдельных видов персональных данных могут регламентироваться в иных локальных правовых актах Организации.
Настоящее Положение разъясняет работникам Организации как и для каких целей их персональные данные и персональные данные членов их семей (других родственников) собираются, используются или иным образом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.
В случае возникновения вопросов в сфере обработки Организацией персональных данных, работник как субъект персональных данных может обратиться за соответствующим разъяснением. Информация об Организации как об операторе персональных данных работников (в рамках трудовых отношений), кандидатов на работу:

Наименование Организации: ООО «ВиЭфЭс Бай»;

Юридический и почтовый адрес Организации: Республика Беларусь, 220006, г. Минск, ул. Бобруйская. 6/7 (ТЦ «Галилео», 5 этаж);

адрес в сети Интернет: https://vfsglobal.by;

либо воспользоваться онлайн формой запроса субъекта персональных данных информации, касающейся обработки персональных данных.

ГЛАВА 2
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем Положении используются следующие понятия и определения:

Анонимизированные данные – персональные данные, из которых была удалены или видоизменена идентифирующая информация таким образом, чтобы соответствующий субъект персональных данных больше не мог быть идентифицирован;

Кандидат – любое лицо, подающее заявку/резюме на работу в ООО «ВиЭфЭс Бай» (на постоянной или на временной основе);

Нарушение защиты систем персональных данных - такое нарушение безопасности, которое может привести или привело к случайному или незаконному уничтожению, потере, изменению, несанкционированному раскрытию или доступу к персональным данным;

НЦЗПД – уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь);

Наниматель/Организация – ООО «ВиЭфЭс Бай»;

Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий, совершаемые с персональными данными (это включает, в частности, сбор данных от кандидатов на работу, получение от работников в рамках установленных трудовым законодательством процедур и процессов, систематизацию, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление персональных данных);

Ответственное лицо – лицо, ответственное за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных;

Персональные данные – любая информация, относящаяся к идентифицированному физическому лицу (в том числе работнику или кандидату) или физическому лицу, которое может быть идентифицировано. В деятельности Организации осуществляется как прямая, так и косвенная идентификация физических лиц (в частности, по идентификационному номеру, дате посещения Организации, местонахождения, онлайн-идентификатору или одному или нескольким факторам, характерным для физической, физиологической, умственной, экономической, культурной или социальной идентичности (пол, возраст, образование, стаж работы и т.п.);

Обезличенные данные – персональные данные, подвергшиеся обезличиванию путем псевдонимизации (замене любой информации, которая может быть использована для идентификации физического лица, псевдонимом, или, другими словами, значением, что не позволяет идентифицировать физическое лицо напрямую, в том числе путем замаскирования, хэширования и/или сокрытия иным образом и/или зашифрования);

Работник– физическое лицо, заключившее с Организацией трудовой договор (контракт),;

Руководитель Организации – Директор ООО «ВиЭфЭс Бай», а также должностные лица Организации, уполномоченные в установленном порядке на исполнение его обязанностей;

Сведения о судимости – совокупность данных, касающихся наличия судимости и правонарушений или связанных с ними ограничений;

Специальные персональные данные – персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а так же биометрические и генетические персональные данные.

Структурное подразделение – филиал, управление, отдел и т.д.;

В Положении используются термины и определения, которые имеют значение, указанное в Законе.

ГЛАВА 3
ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ

ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

Организация при обработке персональных данных должна убедиться, что:

(i) имеется законное основание обрабатывать персональные данные в соответствии с законом о защите данных (Принцип 1: Законные основания);

(ii) установленные требования прозрачны (понятны) для всех лиц в отношении того, какие персональные данные обрабатываются и для каких целей (Принцип 2: Прозрачность);

(iii) персональные данные не используются для каких-либо целей, кроме тех, для которых они собираются (Принцип 3: Ограничение цели);

(iv) собирается минимум персональных данных, необходимых для целей, для которых они собираются (Принцип 4: Минимизация данных);

(v) обеспечивается точность и актуальность персональных данных (Принцип 5: Точность);

(vi) уважаются права субъекта данных, т.е. физического лица (Принцип 6: Права субъекта данных);

(vii) обеспечивается безопасность персональных данных как при использовании данных внутри Организации, так и при передаче данных третьим лицам (Принцип 7: Безопасность);

(viii) передача данных или разрешение доступа к данным к данным на международном уровне допускается только в том случае, если были внедрены соответствующие механизмы передачи данных (Принцип 8: Передача данных);

(ix) обеспечивается соответствие требованиям защиты данных (т. е. соблюдение вышеуказанных принципов) путем включения соответствующих технических и организационных мер в любой новый проект, связанный с обработкой персональных данных или новым использованием персональных данных (Принцип 9: Защита данных по замыслу);

(x) имеется возможность продемонстрировать соблюдение принципов защиты данных (Принцип 10: Подотчетность).

Организация может обрабатывать персональные данные:

(i) с согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;

(ii) без согласия субъекта персональных данных, в случаях, когда цели обработки персональных данных устанавливаются Законом и иными законодательными актами.

Существуют дополнительные особые основания для обработки специальных персональных данных. Организация не вправе собирать или использовать какие-либо специальные персональные данные, если это не было проверено и одобрено в письменной форме Ответственным лицом. При этом Организация не осуществляет обработку Специальных персональных данных кандидатов на работу и работников ООО «ВиЭфЭс Бай» в процессе трудовой деятельности ввиду отсутствия целей, указанный в Главе 4 настоящего Положения.

По общему правилу, согласие на обработку персональных данных должно использоваться в качестве правового основания обработки персональных данных только при отсутствии иных правовых оснований. В тех случаях, когда использование согласия является обязательным, Организация обязана обеспечить, что согласие:

(i) дано с помощью явного утвердительного действия (например, отметка в поле или подписание документа). При этом Организация не вправе обрабатывать данные «без отметки», т.е. без предварительно отмеченных кандидатом на работу или работником полей;

(ii) предоставлено добровольно и может быть отозвано в любое время – отзыв должен быть таким же простым, как и предоставление согласия;

(iii) не «привязано» или «в комплекте», т. е. не зависит от условия принятия на работу; и

(iv) задокументировано, чтобы Организация могла продемонстрировать, что получили согласие на законных основаниях. Пожалуйста, в случае каких-либо вопросов относительно предоставления/получения согласия свяжитесь с Ответственным лицом для получения дальнейших инструкций о том, как оформлять согласие на обработку персональных данных.

Ответственное лицо совместно с заместителем директора по персоналу решают, какие персональные данные необходимы для достижения намеченной цели, и собирать только минимальную информацию, необходимую для этой цели.
Во время сбора любых персональных данных Наниматель должен предоставить кандидату/работнику настоящее Положение. Положение разработано и содержит всю необходимую информацию в соответствии с требованиями Закона. Копия настоящего Положения будет расположена на веб-сайте VFS.by.
Персональные данные должны храниться только столько времени, сколько необходимо для цели, для которой они были собраны. Настоящее Положение устанавливает сроки хранения персональных данных.
В случае возникновения вопросов о применении настоящего Положения кандидат/работник вправе обратиться за разъяснениями к Ответственному лицу.
Если полученные Организацией персональные данные будет необходимо направить для использования в каких-либо иных целях, кроме тех, которые были указаны в полученном согласии либо настоящем Положении, такое использование возможно только при соблюдении установленной процедуры (что может в числе прочего требовать получения нового согласия для тех случаев, когда новая цель требует получения согласия) и по согласованию с Ответственным лицом.
Заместитель директора по персоналу должен обеспечивать точность персональных данных. Это означает, в каждом соответствующем случае, персональные данные должны регулярно обновляться. Это может быть, например, регулярная проверка или предоставление информации субъектам персональных данных о контактных лицах, к которым необходимо обратиться в случае изменения персональных данных.
Файлы работников должны быть актуальными. Работники должны немедленно уведомить отдел кадров в случае изменения персональных данных.
Если персональные данные кандидатов/работников собираются для определенной цели, отдел кадров и Ответственное лицо должны определить, имеется возможность достичь соответствующей цели при помощи анонимизированных данных. В противном случае персональные данные должны быть везде, где это возможно, псевдонимизированы (т. е. замаскированы, хэшированы или иным образом скрыты) и/или зашифрованы. Чем выше уровень конфиденциальности информации, тем выше должны быть стандарты безопасности для ее защиты.
Трансграничная передача персональных данных возможна только с учетом требований, установленных Законом.

ГЛАВА 4
ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ

Организация обрабатывает персональные данные работников как субъектов персональных данных для следующих целей:

1. Цель: Поиск, привлечение, отбор и ведение учета кандидатов на работу.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Кандидаты на трудоустройство.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с содержанием резюме, анкеты кандидата на трудоустройство, в том числе

фамилию, имя, отчество (при наличии);
образование (учебное заведение, специальность);
опыт работы;
номер мобильного телефона или иного телефона для связи;
адрес электронной почты (e-mail);
иные данные, указанные в анкете (резюме), а также, если применимо, сообщенные кандидатом при собеседовании (интервью) и зафиксированные в документации лица, проводящего такое собеседование.

Правовые основания: согласие (при направлении резюме на электронную почту получение согласия осуществляется в электронной форме путем ответа на сообщение Организации (в котором предоставляется информация об обработке и разъяснения); абз. 16 ст. 6 Закона – при личном присутствии кандидата на трудоустройстве при подаче резюме (при условии проставления личной подписи на документе с резюме), абз. 19 ст. 6 Закона – при использовании сервисов поиска кандидатов.

Сроки хранения данных: 1 год.

1. Цель: Ведение кадрового резерва.

фамилию, имя, отчество (при наличии);
год рождения;
образование;
опыт работы;
номер мобильного телефона или иного телефона для связи;
адрес электронной почты (e-mail);
иные данные, указанные в анкете (резюме), а также, если применимо, сообщенные кандидатом при собеседовании (интервью) и зафиксированные в документации лица, проводящего такое собеседование.

Правовые основания: согласие (при направлении резюме на электронную почту получение согласия осуществляется в электронной форме путем ответа на сообщение Организации (в котором предоставляется информация об обработке и разъяснения); абз. 16 ст. 6 Закона – при личном присутствии кандидата на трудоустройстве при подаче резюме, абз. 19 ст. 6 Закона – при использовании сервисов поиска кандидатов (с условием актуализации данных, размещенных на данных сервисах).

Сроки хранения данных: 2 года.

1. Цель: Оформление (прием) на работу.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Соискатели работы, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии со ст. 26 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК) и иными законодательными актами.

Правовые основания: абзац восьмой ст. 6 Закона (ст. 26 ТК; п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15 декабря 2014 г. № 5; иные законодательные акты).

Сроки хранения данных: 55 лет (п. 673.3 Перечня типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения утверждённого постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).

1. Цель: Формирование, ведение и хранение личных дел работников.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2.

Правовые основания: Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (обработка данных при оформлении трудовых (служебных) отношений, а также в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством - абзац восьмой ст. 6 Закона).

Сроки хранения данных: 55 лет.

1. Цель: Ведение трудовых книжек.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. N 40 «О трудовых книжках».

Сроки хранения данных: Трудовые книжки - на срок трудовой деятельности (после увольнения - до востребования) (п. 681 Перечня); книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п. 683 Перечня).

1. Цель: Ведение учета фактически отработанного времени.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество либо инициалы, занимаемая должность работника, сведения о времени нахождения или отсутствии на рабочем месте.

Сроки хранения данных: 3 года (п. 466 - 468 Перечня).

1. Цель: Командирование.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, паспортные данные, сведения о проездных документах, бронировании гостиниц и иные сведения, предусмотренные законодательством и (или) необходимые для организации командировки.

Сроки хранения данных: 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет; при служебных командировках за границу - 10 лет; журналы – 3 года (п. 697, 700, 701 Перечня).

1. Цель: Выплата заработной платы.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, о заработной плате, банковские данные.

Сроки хранения данных: 55 лет (п. 204 Перечня).

1. Цель: Применение мер поощрения.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения, послужившие основанием для поощрения

Сроки хранения данных: 55 лет (п. 21.3 Перечня).

1. Цель: Привлечение к дисциплинарной, материальной ответственности.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, иные сведения в соответствии с письменным объяснением работника.

1. Цель: Предоставление гарантий и компенсаций в соответствии с законодательством о труде и локальными правовыми актами Организации.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, иные сведения, послужившие основанием для предоставления гарантии, компенсации.

Сроки хранения данных: В соответствии с Перечнем в зависимости от гарантии (компенсации).

1. Цель: выплата пособий по временной нетрудоспособности

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество работника, занимаемая должность, сведения о состоянии здоровья работника.

Сроки хранения данных: 55 лет.

1. Цель: Предоставление трудовых и социальных отпусков.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество, занимаемая должность работника, даты отпуска, вид отпуска, иные сведения, послужившие основанием для предоставления социального отпуска (сведения о состоянии здоровья, о рождении детей).

Сроки хранения данных: Графики трудовых отпусков - 1 год (п. 666 702 Перечня); приказы о предоставлении трудовых отпусков - 3 года (п. 21.4 Перечня). По социальному отпуску - 55 лет (п. 21.3 Перечня).

1. Цель: Аттестация работников.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, подлежащие аттестации.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с Типовым положением об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25 мая 2010 г. № 784.

Сроки хранения данных: Протоколы аттестационной комиссии - 15 лет (п. 705 Перечня), аттестационные листы, характеристики - в течение срока хранения личного дела работника.

1. Цель: Направление на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Паспортные данные, сведения о занимаемой должности.

Сроки хранения данных: 5 лет (п. 986 Перечня).

1. Цель: Изменение и прекращение трудового договора (контракта).

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество работника, сведения о трудовой деятельности, о семейном положении, об образовании, объяснительные и докладные записки и иные сведения, послужившие основанием для изменения, прекращения трудового договора.

Сроки хранения данных: 5 лет (п. 673.3 Перечня).

1. Цель: Ведение воинского учета.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники - военнообязанные, члены их семей.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с постановлением Министерства обороны Республики Беларусь от 27 января 2020 г. № 5 «Об установлении форм документов воинского учета».

Правовые основания: Обработка персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, ст. 9 Закона Республики Беларусь от 5 ноября 1992 г. № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе»).

Сроки хранения данных: 5 лет (п. 691 Перечня).

1. Цель: Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с постановлением Правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 19 июня 2014 г. № 7 «О порядке заполнения и приема-передачи форм документов персонифицированного учет».

Сроки хранения данных: 5 лет (п. 640.2 Перечня).

1. Цель: Оформление необходимых для назначения пенсии документов.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии со статьей 75 Закона Республики Беларусь от 17 апреля 1992 г. № 1596-XII «О пенсионном обеспечении».

Сроки хранения данных: До представления в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение.

1. Цель: Обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Паспортные данные, сведения о трудовой деятельности.

Правовые основания: Обработка персональных данных в процессе трудовой (служебной) деятельности субъекта персональных данных в случаях, предусмотренных законодательством (абзац восьмой статьи 6 Закона, ст. 224 ТК; глава 16 Положения о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 августа 2006 г. № 530).

Сроки хранения данных: 3 года.

1. Цель: Страхование по добровольному страхованию медицинских расходов.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество работника, возраст, наличие хронических и иных серьезных заболеваний, сведения о постановке на учет в наркологическом, туберкулезном, кожно-венерологическом диспансере.

Правовые основания: Согласие, п. 1 ст.8 Закона.

Сроки хранения данных: до окончания работы в ООО «ВиЭфЭс Бай».

1. Цель: Расследование несчастных случаев на производстве.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь и Министерства здравоохранения Республики Беларусь от 14 августа 2015 г. № 51/94 «О документах, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Сроки хранения данных: документы об авариях, несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки и др.) по месту происшествия – 45 лет (при этом с крупным материальным ущербом, групповых, со смертельным или тяжелым исходом – постоянно); в других организациях – 5 лет; переписка об авариях и несчастных случаях на производстве – 5 лет; документы о разъяснении правил расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (информации, справки, переписка и др.); сообщения о несчастных случаях на производстве – 1 год.

1. Цель: Рассмотрение индивидуальных трудовых споров.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники - стороны индивидуальных трудовых споров.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество, сведения о трудовой деятельности в организации, иные сведения, необходимые для разрешения индивидуальных трудовых споров.

Сроки хранения данных: 5 лет после урегулирования спора (п. 495 Перечня).

1. Цель: Печать визиток работников (для реализации данной цели привлекается уполномоченное лицо).

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя, отчество, должность, адрес электронной почты, номер телефона.

Сроки хранения данных: уполномоченное лицо, привлекаемое Организацией для печати визиток, уничтожает (удаляет) персональные данные незамедлительно после оказания услуг.

1. Цель: Выдача работнику пропуска для обеспечения системы контроля и управления доступом.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: Фамилия, собственное имя (латиницей), фотоизображение, номер телефона работника; наименование помещений, к которым имеет доступ работник (данная информация не размещается на пропуске).

Сроки хранения данных: период действия трудовых отношений, данные удаляются в течение 1 суток после сдачи пропуска.

1. Цель: Осуществление административных процедур.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, в том числе бывшие работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200.

Сроки хранения данных: в зависимости от административной процедуры в соответствии с Перечнем.

1. Цель: Выдача характеристик по запросу третьих лиц.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники, в том числе бывшие работники.

Перечень обрабатываемых данных: В соответствии с формой характеристики, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» при запросе характеристики на основании п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», данные в соответствии с запросом.

Правовые основания: Обработка персональных данных является необходимой для выполнения обязанностей (полномочий), предусмотренных законодательными актами (абзац двадцатый статьи 6 Закона) – п. 11 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций», ч. 3 ст. 26 ТК.

Сроки хранения данных: в зависимости от административной процедуры в соответствии с Перечнем.

1. Цель: Размещение в информационных письмах, бюллетенях, поздравлениях с юбилеями, памятными датами работы в компании и в других электронных и печатных изданиях «VFS Global» информации о работниках, в том числе полученной в ходе дачи интервью (например, в рамках проекта «Know Your Leader»).

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных:

фамилия, имя, отчество (в т.ч. предыдущие);
личные фотографии, в том числе фотографии с корпоративных мероприятий;
информация о частной жизни: хобби, интересы, увлечения и др. информация, добровольно и самостоятельно размещенная работником или предоставленная для размещения (в том числе в рамках интервью, презентации нового работника и пр.);
данные о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке;
сведения о должности, профессии, квалификационном уровне;
сведения о местах и стаже работы;
адрес корпоративной электронной почты.

Правовые основания: Согласие

Сроки хранения данных: период действия трудовых отношений (если на основании согласия), период действия проекта «Know Your Leader» или иного проекта, для которого проводилось интервью или получение информации о работнике).

1. Цель: Публичное поздравление с Днем рождения работника в рамках рассылки по корпоративной электронной почте, размещение объявлений на информационных стендах внутреннего пользования.

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных:

фамилия, имя, отчество (в т.ч. предыдущие);
личные фотографии, в том числе фотографии с корпоративных мероприятий;
информация о дате рождения;
адрес корпоративной электронной почты.

Правовые основания: Согласие.

Сроки хранения данных: период действия трудовых отношений.

1. Цель: Фотосъемка работников, в том числе на корпоративных мероприятиях (для создания фото-архива Организации, размещения информации на внутреннем ресурсе, сайте Организации для информирования о мероприятиях, проводимых Организацией).

Субъекты, чьи данные обрабатываются: Работники.

Перечень обрабатываемых данных: фотоизображение работника.

Правовые основания: Согласие.

Сроки хранения данных: 5 лет.

При этом Организация не осуществляет обработку Специальных персональных данных кандидатов на работу и работников ООО «ВиЭфЭс Бай» в процессе трудовой деятельности ввиду отсутствия целей, указанный в Главе 4 настоящего Положения, а именно персональные данные, касающиеся расовой либо национальной принадлежности, политических взглядов, членства в профессиональных союзах, религиозных или других убеждений, здоровья или половой жизни, привлечения к административной или уголовной ответственности, а так же биометрические и генетические персональные данные.

ГЛАВА 5
ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ

ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Права Организации при обработке персональных данных:
1. Самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено законодательством.
2. Поручить обработку персональных данных другому лицу, если иное не предусмотрено законодательством, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Организации, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом
3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе.
Обязанности Организации:
1. Организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона.
2. Отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных в соответствии с требованиями Закона.
3. Исполнять требования уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об устранении нарушений законодательства о персональных данных.
Организация обязана убедиться, что ее работники понимают и знают требования, предъявляемые Законом и настоящим Положением к обработке персональных данных.
Все работники компании обязаны принимать участие и проходить любое обучение, назначенное во время работы в Организации. Ожидается, что сотрудники будут участвовать и проходить любое обучение, назначенное во время их работы. От сотрудника также может потребоваться достижение определенного уровня (показателей, процента правильных ответов), в случае его недостижения работник будет обязан пройти дополнительное и (или) повторное обучение.

ГЛАВА 6
ПРАВА СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРИ ОБРАБОТКЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ПОРЯДОК ИХ РЕАЛИЗАЦИИ

Организация в своей деятельности обеспечивает соблюдение прав и законных интересов субъектов персональных данных. Обработка персональных данных работников Организации для целей, не предусмотренных законодательством и не связанных с исполнением работниками должностных обязанностей, осуществляется с согласия работников, если отсутствуют иные правовые основания для такой обработки.
Предоставление персональных данных работников Организации и членов их семей третьим лицам осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательными актами.
Трансграничная передача персональных данных работников Организации осуществляется в соответствии с целями, указанными в главе 4 настоящего положения. Трансграничная передача осуществляется на территорию Европейского союза, Российской Федерации. Информация хранится на серверах, расположенных в Федеративной Республике Германия, Российской Федерации, резервные серверы находятся на территории Королевства Нидерландов.
Организация осуществляет обработку только тех персональных данных, которые необходимы для выполнения заявленных целей и не допускает их избыточной обработки.
Субъекты персональных данных, в том числе и Работники, Кандидаты имеют право:
1. на отзыв своего согласия, если для обработки персональных данных Организация обращалась к субъекту персональных данных за получением согласия. В этой связи право на отзыв согласия не может быть реализовано в случае, когда обработка осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством;
2. на получение информации, касающейся обработки своих персональных данных Организацией, содержащей:

место нахождения Организации;
подтверждение факта обработки персональных данных обратившегося лица;
его персональные данные и источник их получения;
правовые основания и цели обработки персональных данных;
срок, на который дано его согласие (если обработка персональных данных осуществляется на основании согласия);
наименование и место нахождения уполномоченного лица (уполномоченных лиц);
иную информацию, предусмотренную законодательством.
1. требовать от Организации внесения изменений в свои персональные данные в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими или неточными. В этих целях субъект персональных данных прилагает соответствующие документы и (или) их заверенные в установленном порядке копии, подтверждающие необходимость внесения изменений в персональные данные;
2. получить от Организации информацию о предоставлении своих персональных данных, обрабатываемых Организацией, третьим лицам. Такое право может быть реализовано один раз в календарный год, а предоставление соответствующей информации осуществляется бесплатно;
3. требовать от Организации бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление, при отсутствии оснований для обработки персональных данных, предусмотренных Законом и иными законодательными актами;
4. обжаловать действия (бездействие) и решения Организации, нарушающие его права при обработке персональных данных, в НЦЗПД в порядке, установленном законодательством об обращениях граждан и юридических лиц. Принятое НЦЗПД решение может быть обжаловано субъектом персональных данных в суд в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством Республики Беларусь.

Для реализации своих прав, связанных с обработкой персональных данных Организацией, субъект персональных данных подает в Организацию заявление. Содержание заявления субъекта персональных данных должно соответствовать требованиям законодательства. в письменной форме или в виде электронного документа (а в случае реализации права на отзыв согласия – также в форме, в которой такое согласие было получено) соответственно по почтовому адресу или адресу в сети Интернет, указанным в части четвертой пункта 1 настоящей Политики. Такое заявление должно содержать:

фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется) субъекта персональных данных, адрес его места жительства (места пребывания);
дату рождения субъекта персональных данных;
изложение сути требований субъекта персональных данных;
идентификационный номер субъекта персональных данных, при отсутствии такого номера – номер документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных, в случаях, если эта информация указывалась субъектом персональных данных при даче своего согласия или обработка персональных данных осуществляется без согласия субъекта персональных данных;
личную подпись (для заявления в письменной форме) либо электронную цифровую подпись (для заявления в виде электронного документа) субъекта персональных данных.

В связи с большим объемом обрабатываемых персональных данных Организацией может быть запрошена иная информация, необходимая для верификации и (или) идентификации физического лица.
В сроки, установленные законодательством, Организация рассматривает заявление субъекта персональных данных. По результатам рассмотрения субъекту персональных данных направляется ответ в форме, соответствующей форме подачи заявления, если в самом заявлении не указано иное.
Ответственное лицо участвует в рассмотрении заявлений субъектов персональных данных. При необходимости Ответственным лицом разрабатываются типовые формы ответов субъектов персональных данных.
Организация вправе отказать субъекту персональных данных в удовлетворении требований, указанных в заявлении, в случаях, предусмотренных законодательством.
За содействием в реализации прав субъект персональных данных может также обратиться к Ответственному лицу, направив сообщение на электронный адрес: dpo@vfsglobal.com, info@vfsglobal.by.

ГЛАВА 7

ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Обработка персональных данных осуществляется Организацией в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Оператор осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных.
К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных.
Обработка персональных данных осуществляется путем:

получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
получения персональных данных из общедоступных источников;
внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
использования иных способов обработки персональных данных.

Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
Передача персональных данных органам дознания и следствия, в налоговые органы, ФСЗН и другие органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.
Наниматель принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:

определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
принимает локальные правовые акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах;
создает необходимые условия для работы с персональными данными;
организует учет документов, содержащих персональные данные;
организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.

Организация осуществляет хранение персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен законодательством Республики Беларусь, договором.

ГЛАВА 8

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Контроль за соблюдением работниками Организации законодательства и локальных правовых актов в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в ООО «ВиЭфЭс Бай» законодательству и локальным правовым актам в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства в области защиты персональных данных, выявление возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранение последствий таких нарушений.
Внутренний контроль за соблюдением работниками Организации законодательства и локальных правовых актов в области защиты персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется Ответственным лицом.
Ответственность за нарушение требований законодательства Республики Беларусь и локальных правовых актов ООО «ВиЭфЭс Бай» в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

ГЛАВА 9

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Во всем ином, что не урегулировано Положением, применяются положения локальных правовых актов Организации и действующего законодательства Республики Беларусь. Все что, не урегулировано настоящим Положением, регулируется местным законодательством и глобальными политиками. В случае расхождения между глобальной политикой и локальной политикой/локальным законодательством, применяются нормы локальной политики/местного законодательства.
Настоящее Положение может быть изменено или дополнено в том же порядке, как и принималось.
Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения директором Организации.